El mundo de los negocios está lleno de terminologías que, aunque parezcan similares, encierran conceptos completamente distintos. Tal es el caso de «procurement» y «compras», dos términos que a menudo se utilizan indistintamente, pero que, en realidad, representan procesos muy diferentes dentro de las organizaciones.

Profundiza con nosotros y descubre por qué distinguir entre estos dos conceptos no solo es importante para mejorar la gestión empresarial, sino que también puede ser determinante para el éxito financiero de tu empresa.

La Distinción Fundamental

Las compras se refieren específicamente al acto de adquirir bienes o servicios. Este proceso se enfoca en aspectos prácticos como el precio, la entrega y la conveniencia. Por otro lado, el procurement abarca un conjunto mucho más amplio de actividades. No se limita a la simple transacción de compra; involucra la planificación estratégica de la adquisición de recursos, teniendo en cuenta no solo el costo inicial, sino también el costo total de propiedad y las necesidades internas de la organización.

Procesos de Compras

  1. Solicitud de Compra: Este es el inicio formal de cualquier proceso de compra. Un departamento o empleado identifica una necesidad y envía una solicitud de compra detallando los bienes o servicios requeridos.
  2. Comunicación con el Proveedor: Una vez aprobada la solicitud, se procede a contactar a proveedores potenciales. Esto puede incluir solicitar y comparar cotizaciones, evaluar términos y condiciones o negociar precios.
  3. Recepción del Pedido: Tras seleccionar un proveedor y realizar el pedido, el siguiente paso es la recepción de los bienes o servicios. Esto implica verificar que lo entregado corresponda con lo ordenado en términos de calidad, cantidad y especificaciones.
  4. Recepción de la Factura: Después de recibir el pedido, se recibe la factura correspondiente por parte del proveedor. Esta debe ser revisada para asegurarse de que los precios y términos acordados han sido respetados.
  5. Pago: Finalmente, el último paso involucra procesar el pago al proveedor de acuerdo a los términos acordados. Esto puede incluir plazos de pago, descuentos por pronto pago, entre otros.

Estrategias de Procurement

  • Ética Empresarial: Implica adherirse a prácticas comerciales, justas y éticas en todas las operaciones de procurement, incluyendo la selección de proveedores y la negociación de contratos.
  • Logística: Se refiere a la planificación y gestión eficiente de cómo se adquieren, almacenan y transportan los recursos hasta el punto de uso, optimizando costos y tiempos de entrega.
  • Calidad: Asegurar que los productos o servicios adquiridos cumplan o superen los estándares de calidad requeridos por la organización, mediante la implementación de controles y seguimientos rigurosos.
  • Capacidad del Proveedor: Evaluar la habilidad de los proveedores para cumplir con los requisitos de la empresa en términos de volumen, tiempo y calidad, garantizando una cadena de suministro fiable.
  • Relaciones con los Vendedores: Desarrollar y mantener relaciones positivas y a largo plazo con los proveedores, lo cual puede resultar en mejores precios, calidad y servicio.
  • Costo: No solo se enfoca en reducir el precio de compra, sino en evaluar el costo total de propiedad (TCO), considerando todos los costos asociados durante el ciclo de vida de un bien o servicio.
  • Negociación: Implica la habilidad para alcanzar acuerdos que beneficien a ambas partes, asegurando términos, precios y condiciones favorables en contratos y acuerdos.
  • Control de Gastos: Implementar medidas para monitorizar y controlar los gastos relacionados con la adquisición de bienes y servicios, buscando eficiencia y ahorro.
  • Mitigación de Riesgos: Identificar, analizar y gestionar proactivamente los riesgos asociados a la cadena de suministro, minimizando impactos negativos en la organización.
  • Establecimiento de Protocolos: Crear procedimientos estandarizados para el proceso de procurement, asegurando consistencia, transparencia y eficacia.
  • Cuentas por Pagar: Gestión eficiente de los pagos a proveedores, optimizando el flujo de caja y manteniendo buenas relaciones con los mismos.

Beneficios Clave del Procurement

  • Ahorro de Costos: Implementando estrategias de procurement eficientes, las organizaciones pueden lograr significativos ahorros.
  • Control de Gastos: Una gestión adecuada de procurement permite un mejor control sobre el gasto corporativo.
  • Eficiencia de Procesos: La automatización y digitalización de procesos de procurement contribuyen a una mayor eficiencia operativa.
  • Ventaja Competitiva: Las empresas con departamentos de procurement de alto rendimiento tienden a tener márgenes de ganancia más elevados, lo que les proporciona una ventaja competitiva sustancial en el mercado.

¿Por Qué es Importante Esta Diferenciación?

Como hemos revisado, entender la diferencia entre procurement y compras es crucial para cualquier organización que busque optimizar sus operaciones y mejorar su línea de fondo. Mientras que las compras se concentran en la ejecución inmediata y eficaz de adquisiciones, el procurement se enfoca en la creación de valor a largo plazo y en la sostenibilidad de las operaciones comerciales.

Procurement Digitalizado: Un Camino Hacia la Eficiencia

La transformación digital ha llegado también al ámbito del procurement. Herramientas como la plataforma de wherEX no solo digitalizan y automatizan el proceso de orden de compra, sino que también ayudan a las empresas a ahorrar tiempo y dinero. La digitalización de los procesos de la cadena de suministro puede reducir los costos de procurement, ofreciendo a las empresas una herramienta poderosa para mejorar su eficiencia y competitividad.

Además, la digitalización permite una mejor gestión de datos y análisis en tiempo real, lo que puede ayudar a las empresas a tomar decisiones más informadas y estratégicas en sus procesos de procurement. Digitalizar estas estrategias es un camino hacia la eficiencia y la optimización de costos para las organizaciones. 

Para las organizaciones que buscan liderar en eficiencia y competitividad, la adopción de estrategias de procurement digitalizadas es el siguiente paso lógico. Te invitamos a explorar cómo nuestra plataforma puede transformar tus procesos de compra, ayudarte a ahorrar costos y optimizar tus operaciones de suministro.

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