¿Cómo evitar compras “por fuera del sistema” (maverick buying) con tecnología?

¿Qué es el maverick buying y por qué importa?

El maverick buying son aquellas compras no autorizadas o fuera del sistema formal de procurement. Esto ocurre cuando empleados adquieren productos o servicios sin seguir los flujos de aprobación o al margen de contratos vigentes. El efecto: pérdida de descuentos, riesgo en auditorías y desorden contable.

Según el Maverick Spend Report de Coupa y The Hackett Group, las organizaciones pierden hasta un 16 % de los ahorros negociados debido a este tipo de gasto.

¿Qué riesgos trae el gasto fuera del sistema?

El gasto no conforme genera sobrecostos, incumplimientos y problemas de trazabilidad:

• Sobrecostos: se pierden descuentos por volumen y condiciones negociadas.
• Riesgo reputacional: incumplimientos contractuales que pueden escalar a disputas legales.
• Falta de trazabilidad: dificulta auditorías y evaluación del desempeño real de compras.

Un estudio de McKinsey muestra que aplicar analítica avanzada en procurement reduce riesgos operativos y financieros en 20–30 %. Además, Deloitte subraya que la IA en compras mejora el compliance y reduce fugas de gasto.

¿Cómo ayuda la tecnología a prevenir compras no autorizadas?

Las plataformas digitales permiten establecer un control end-to-end del gasto. Algunas funciones clave:

• Flujos de aprobación automáticos: bloquean órdenes sin validación.
• Analytics de gasto: identifican patrones de maverick buying y facilitan decisiones basadas en datos.
• IA y machine learning: categorizan compras y generan alertas tempranas ante anomalías.

Un estudio de Spend Analysis demuestra cómo centralizar la información ayuda a gestionar riesgos y reducir compras no conformes.

En el caso de Wherex, estas capacidades se traducen en módulos como Flujos de Aprobación, Analytics de Gasto y Gestión de Convenios, que aseguran trazabilidad y compliance.

¿Qué casos reales muestran el valor de digitalizar el control?

• Grupo Réditos (Colombia): redujo tiempos de licitación de horas a minutos y amplió su base de proveedores de 700 a 6.655 gracias a la transparencia del portal. Ver caso de éxito.
• Copefrut (Chile): redujo en 33 % su carga administrativa y obtuvo ahorros de hasta 18 %, garantizando que todas las compras fueran trazables. Ver caso de éxito.

A nivel global, GEP documentó cómo un fabricante multinacional redujo drásticamente el maverick spend implementando un sistema digital de compras.

¿Qué mejores prácticas refuerzan la lucha contra el maverick buying?

La tecnología debe complementarse con cultura organizacional y gobernanza:

• Capacitación interna: sensibilizar sobre la importancia de seguir procesos.
• Centralización de convenios: todos los contratos en un único sistema.
• KPIs de cumplimiento: % de gasto en contrato, tiempos de ciclo, órdenes con excepción.

El World Economic Forum destaca que el futuro del procurement estará marcado por transparencia e integración tecnológica.

Del maverick buying al control total

Eliminar compras fuera del sistema exige procesos digitales, trazabilidad y cultura de cumplimiento. Con la visibilidad correcta, lo que hoy es fuga de valor se convierte en ventaja competitiva: más ahorro real, menos riesgo y decisiones más rápidas.