Alejandra Alfonso, Coordinadora de Compras de Grupo Réditos, comparte cómo la adopción de Wherex ha mejorado significativamente la eficiencia, transparencia y alcance del equipo de compras dentro del grupo empresarial colombiano. Con marcas reconocidas y múltiples filiales, Grupo Réditos necesitaba una solución que se adaptara a sus retos operativos.
Los desafíos iniciales
El equipo de compras enfrentaba varios retos: un equipo con una larga trayectoria en la organización, la implementación de una plataforma tecnológica, y la expansión de su base de proveedores. Alejandra relata:
«La dinámica era que si yo no necesitaba un proveedor, si yo no le iba a comprar algo, yo no lo activaba.»
Este enfoque limitaba el acceso a proveedores y restringía las oportunidades para diversificar la cadena de abastecimiento.
Eficiencia en las licitaciones:
El impacto más notable se vio en la eficiencia. Antes, organizar una licitación era un proceso manual y tedioso que podía tomar horas. Con la llegada de Wherex, ese mismo proceso se redujo a minutos:
«No sé cómo lo hicimos tantos años, pero realmente llegó para darnos esa mano. Para montar una licitación decíamos: ‘En tres minutos, no, yo tenía que sacar dos horas’.»
Wherex no solo simplificó el proceso, sino que también mejoró la trazabilidad y garantizó condiciones de igualdad durante las licitaciones.
Aumento en la base de proveedores
Uno de los logros más importantes ha sido la expansión de la base de proveedores. Antes de implementar Wherex, el número de proveedores con los que trabajaban estaba en 700. Para 2022, cerraron con 4125, y en 2023 alcanzaron los 6655. Alejandro destaca la importancia de este crecimiento:
«El tema de los proveedores ha sido fabuloso. En 2023, llegamos a tener 6655 proveedores.»
Esta expansión ha permitido al equipo de compras acceder a una mayor variedad de ofertas competitivas, fortaleciendo su capacidad para negociar y optimizar costos.
Transparencia y control:
La plataforma Wherex también ha sido crucial para fortalecer el control interno y la transparencia. Los auditores del Grupo Réditos ahora tienen acceso a las licitaciones en tiempo real
«De hecho, los auditores tienen un usuario en el cual pueden consultar minuto a minuto la licitación, revisar y conciliarse, sin que nosotros ni siquiera nos enteremos.»
Este acceso ha permitido que los auditores descarguen propuestas y supervisen las compras, asegurando que el proceso sea completamente transparente y bajo control.
Reducción de carga operativa:
Gracias a Wherex, el equipo de compras ha logrado reducir la carga operativa significativamente. Ya no necesitan gestionar manualmente tantos procesos, lo que les permite concentrarse en tareas estratégicas sin perder de vista el control y la transparencia.
«Nos ha restado esa operatividad y control, pero sin perder el seguimiento.»
La implementación de Wherex ha sido un cambio decisivo para Grupo Réditos, optimizando el proceso de compras, facilitando el acceso a miles de proveedores y asegurando una mayor transparencia. Con menos carga operativa y mayor control, el equipo de compras puede ahora enfocarse en innovar y en mantener relaciones estratégicas con sus proveedores, asegurando el éxito y la competitividad del grupo empresarial.
Fernando Higa, jefe de Compras y Servicios en Agrícola Cerro Prieto (ACP), de la destacada empresa de agroindustria peruana que se dedica a la producción y exportación de frutos frescos y saludables como la palta, el arándano y el espárrago, nos relata cómo la implementación de la plataforma Wherex ha revolucionado su proceso de compras y licitaciones, mejorando sus tiempos operativos, su relación con los proveedores, aumentando la transparencia y permitiendo que el área de compras sea más estratégica e inteligente
El proceso de compra de ACP sin Wherex
Antes de adoptar Wherex, el equipo de compras de Agrícola Cerro Prieto enfrentaba un proceso tedioso y prolongado. Fernando explica:
«Nosotros, para hacer un concurso, una licitación, una compra, teníamos que seguir un proceso a través de herramientas como el correo, teléfonos. Y eso era lo que consumía buena parte del tiempo de los compradores.»
Un problema común dentro de los equipos de abastecimiento o compras, es como los procesos manuales pueden consumir gran parte del tiempo de los compradores, y generar dudas en el proceso.
El impacto de la plataforma Wherex
La adopción de la plataforma Wherex trajo consigo una notable reducción en los tiempos operativos en Agrícola Cerro Prieto al digitalizar los distintos pasos del proceso de compra:
«El primer impacto que tuvimos fue el tema de los tiempos. Hacer todo el proceso y después bajar un reporte. Cinco horas invertidas antes, ahora están en un clic. ¿Entonces eso fue bastante ventajoso, no?»
Un área de compras más estratégica e inteligente:
La eficiencia operativa lograda con Wherex permitió al equipo de compras enfocarse en actividades estratégicas, mitigando el tiempo operativo que consumen distintas tareas, Fernando resalta:
«Mira, como beneficio adicional, al disminuir los tiempos administrativos, a mi equipo le ha permitido hacer más análisis de compra, lo cual ha llevado a los chicos a ya no estar tan enfocados en los cuadritos, en el detalle.»
Esto ha permitido que el área de compras de Agrícola Cerro Prieto se vuelva más estratégica y pueda enfocarse en innovar no solo en ahorros, sino también en la relación con sus proveedores.
Más transparencia: un pilar fundamental
La transparencia es un pilar fundamental en los procesos de Agrícola Cerro Prieto. Con Wherex, Fernando destaca una mejora significativa en este aspecto:
«El otro tema importante para nosotros fue el poder confirmar o poder reconfirmar tanto con los proveedores como con nuestras gerencias, la transparencia del proceso, porque ahora nadie veía los resultados, ni siquiera nosotros.»
Esta transparencia no solo benefició a la empresa internamente, sino que también generó confianza entre los proveedores:
«Yo pensé que eso era un impacto positivo solo para nosotros, como ACP a nivel interno, pero eh, yo me llevo la grata sorpresa, que también es un impacto positivo hacia afuera, porque los proveedores también sienten esa tranquilidad de que todo está siguiendo un flujo y que nadie puede alterarlos.»
Ahorros Significativos
Uno de los beneficios más tangibles de utilizar Wherex ha sido la capacidad de generar ahorros sustanciales. Fernando comparte:
«El tema de ahorros también ha sido importante en el caso de fertilizantes. Nosotros este año hemos logrado en forma global casi conseguir un 20% en ahorro, más de 20%, perdón, en ahorros.»
Estos ahorros se extendieron a diversas categorías de productos:
«El año pasado hemos pasado del ahorro más de medio millón que solo en embalajes y en los grupos donde es una transacción más de spot como ferretería y electricidad.»
Las reflexiones de ACP sobre su experiencia con Wherex
La experiencia de Agrícola Cerro Prieto con Wherex demuestra cómo la digitalización y automatización de procesos pueden transformar significativamente las operaciones de una empresa. Fernando Higa concluye que sin la plataforma, seguirían enfrentando demoras y la necesidad de más personal:
«Yo creo que sin la plataforma eso hubiera seguido todavía retrasado, porque no hubiéramos tenido los tiempos necesarios o hubiera tenido que contratar a otras personas para poder comenzar a ponerle, como se dice en el Perú, un asistente tras otro asistente para que vayas mitigando el tema operativo.»
Gracias a Wherex, Agrícola Cerro Prieto no solo ha optimizado su proceso de compras, sino que también ha fortalecido su capacidad para innovar y colaborar con sus proveedores.
La empresa Cantabria, uno de los retail gastronómicos con más de 120 tiendas distribuidas en todo Chile, con marcas como Bonafide, Emporio La Rosa, Palettas y LeFournil, nos detalla cómo la implementación de Wherex ha traído consigo cambios positivos a la hora de realizar las compras.
¿Cómo era el proceso de compras antes?
Para Diego Guiachetti, Gerente de Supply Chain de Cantabria, su antiguo proceso de licitación era organizado, pero “le faltaba formalización y hacerlo un poco más robusto”
En Cantabria, era común que al momento de comprar los procesos no fueran estandarizados, y según comenta Isabel Ortiz, Jefa de Planificación y Abastecimiento, “era un poco más lento para llegar a su objetivo de buscar al mejor precio”, agregando que “la persona o el equipo dedicado a esto tenía que ir punto por punto cada proveedor”
El impacto de Wherex
“El gran aporte que hace Wherex a nuestro proceso de adquisición es disponibilizar más soluciones que existen en el mercado y que tal vez nosotros por cuenta propia jamás podríamos contactar” comenta Diego Guiachetti.
Para el gerente de Supply Chain, Wherex llegó como una solución al momento de poder sistematizar y poner una metodología más clara al proceso de licitación, lo que los llevó a tener más agilidad.
Más tiempo y agilidad
Para Isabel Ortiz, la reducción de tiempo que le ofrece la plataforma Wherex al comprador estratégico “ha ayudado mucho a poder llegar hasta el objetivo de una forma más rápida”
En consecuencia, Guiachetti asegura que la agilidad y velocidad que han obtenido gracias al servicio le ha permitido a Cantabria “cuestionar nuestros precios de adquisición mucho más frecuente” que, en conclusión les “permite siempre buscar la mejor oferta, la propuesta de valor que está en el mercado».
La empresa Lambi, fabricante y comercializadora de productos higiénicos desechables, con sedes en Monterrey, Ciudad de México y Guadalajara, digitalizó su departamento de compras empresariales al incorporar la plataforma SaaS para adquisiciones, Wherex.
Desde abril del 2021 que están utilizando el software para realizar todo tipo de compras empresariales de insumos y servicios que requiere la compañía. A la fecha, el 30% de sus procesos de adquisición se realizan a través de Wherex. Por último, proyectan llevar la totalidad de sus compras al mundo digital.
La tecnología de Wherex, basada en Inteligencia artificial, conecta la demanda de insumos y servicios de los departamentos de compras empresariales con todos los posibles oferentes de una red de más de 45.000 proveedores, para generar procesos de licitación y cotización competitivos, transparentes, trazables y eficientes.
Para Ericka Ortega, comprador general de Lambi, la transición desde pasar del sistema tradicional a usar tecnología Wherex para los procesos compra ha muy beneficioso para su labor diaria y le ha permitido eficientar los procesos. “Fue muy práctico porque en lugar de ser yo quien debía hacer los llamados para gestionar las 3 cotizaciones requeridas para cada compra, todo se hacía a través de la plataforma, lo cual hace que los procesos sean mucho más eficientes y rápidos”, comenta.
Destaca que la experiencia ha sido muy buena y que en los procesos se ha duplicado la cantidad de oferentes, lo cual ha significado ahorros en torno al 10% a la compañía. “Por lo general en las licitaciones a través de Wherex recibimos 6 ofertas, lo cual es muy bueno porque el mínimo debe ser 3. Esto ha generado ahorros, mejorado los tiempos de respuesta y también hemos descubierto nuevos proveedores. Aproximadamente esto ha significado ahorro entre 5% a 10% por artículo”, comenta.
Planificación y trazabilidad en compras empresariales
Por otra parte, destaca que la plataforma le ha permitido realizar las compras de forma más estratégica y planificada, pudiendo licitar anualmente. “Licitar de forma anual es una ventaja porque me permite llegar a mejores condiciones comerciales con los proveedores. Ya sea esto en precios más bajos y también crediticias, lo cual también genera ahorros económicos y de tiempo”, afirma.
Esto es también un beneficio para el proveedor porque puede planificar y asegurar sus ventas del año y abastecerse, agrega.
Finalmente comenta que es una herramienta muy práctica, rápida y útil. Esto porque permite tener toda la información disponible en un mismo lugar, permitiendo que los procesos sean transparentes.
Lo anterior facilitará en gran medida la gestión de las auditorías internas que la empresa realiza cada año, ya que “es un trabajo muy manual, donde hay que recopilar las cotizaciones de cada compra, una a una. Con la plataforma puedes ingresar, ver la información, descargar las licitaciones en un PDF. Es muy práctico”, agrega.
La modernización de los departamentos de compras es imprescindible. En un mercado cada vez más exigente y global, especialmente en un contexto de crisis económica mundial. Para mantenerse a la vanguardia, las empresas están adoptando tecnologías como softwares de compras que les permiten mejorar su desempeño. Esto se produce en términos de optimización de procesos, diversificación de proveedores, ahorro de costos y garantía de continuidad operacional.
La digitalización de los departamentos de compras, también conocida como e-procurement, ofrece la oportunidad de dar un salto gigantesco. Todo esto en materia de productividad y simplificar la vida de los compradores. Al automatizar las tareas repetitivas, se puede reducir en un 40% el tiempo y el esfuerzo dedicados a los procesos de licitación. Esto permite a los compradores centrarse en tareas más valiosas y estratégicas.
Wherex es un software de compras y abastecimiento diseñado para optimizar y mejorar los procesos de compras desde la gestión de requerimientos hasta el pago. Con la ayuda de la Inteligencia Artificial y el Análisis de Datos, Wherex te permite conectarte con más de 45.000 proveedores. Lo que resulta en un proceso de adquisición más competitivo, eficiente y rastreable, todo centralizado en un solo lugar.
Algunos de los ejecutivos de compras que han utilizado Wherex han compartido sus experiencias. Estos han señalado los resultados positivos que han obtenido después de implementar la plataforma de compras en sus departamentos.
La empresa mexicana Lambi, fabricante y comercializadora de productos higiénicos desechables, ha señalado que la transición desde un sistema tradicional a Wherex ha sido muy benéficos para su trabajo diario y ha permitido optimizar los procesos de compras.
Ericka Ortega, compradora general del negocio, señala que “el portal es muy práctico porque en lugar de ser yo quien debía hacer los llamados para gestionar las 3 cotizaciones requeridas para cada compra, todo se hace a través de Wherex, lo cual hace que los procesos sean mucho más eficientes y rápidos”.
Además, Wherex brinda mayor eficiencia al centralizar toda la información en un solo lugar, lo que facilita la revisión de la trazabilidad de los procesos de adquisiciones y permite detectar oportunidades de mejora. Lorena Rojas, encargada del área de compras de Deutsche Pharma, ha señalado que Wherex ayuda con trabajos claves. Estos serían el orden, los tiempos y el control, y permite ahorrar tiempo y hacer el proceso más eficiente.
La ejecutiva comentó, “esto ayuda sobre todo con el tema del orden, de los tiempos y del control. Por ejemplo, si mañana cierro una licitación ya sé cuándo podré tener la orden de compra lista. Así puedo ahorrar tiempo y todo el proceso se vuelve más eficiente”.
Una de las cosas que más valoran los ejecutivos de compras, es que con el uso de softwares de compras, se pasa a cumplir un rol más estratégico, donde la misión ya no es realizar búsquedas de proveedores, sino ver estrategias de optimización de procesos, reducir costos, definir buenas prácticas, entre otros objetivos.
Así lo confirma Ericka Ortega, comprador general de Lambi, quien enfatizó que con Wherex está realizando compras más estratégicas y planificadas. “Licitar de forma anual es una estrategia que me permite llegar a mejores condiciones comerciales con los proveedores. Ya sea esto en precios más bajos y también crediticias, lo cual también genera ahorros económicos y de tiempo”, afirmó.
Triplica tus proveedores a un clic de distancia con Wherex
Por otro lado, la tecnología basada en Inteligencia Artificial permite obtener de manera rápida una gama amplia de proveedores, sin esfuerzos adicionales ni pérdidas de tiempo. Esto permite que las empresas logren procesos de licitación con mayor cantidad de proveedores compitiendo, logrando mejores tratos comerciales, plazos y calidad. De acuerdo a un estudio del área de Data Science de Wherex, los procesos manuales obtienen en promedio 2,2 ofertas por licitación, mientras que con Wherex se logran 5,8 ofertas promedio.
Para Deutsche Pharma, la apertura hacia más proveedores también fue un beneficio tangible con el uso de Wherex, en donde la encargada del área de compras comentó, “nuestra cantidad de proveedores creció significativamente, ahora tenemos muchas más opciones al momento de comprar”.
Ericka Ortega de Lambi destaca que “por lo general en las licitaciones a través de Wherex recibimos 6 ofertas, lo cual es muy bueno porque el mínimo debe ser 3. Esto ha generado ahorros, mejorado los tiempos de respuesta y también hemos descubierto nuevos proveedores. Aproximadamente esto ha significado un ahorro entre 5% a 10% por artículo”.
La digitalización de los departamentos de compras es una necesidad en la actualidad. Con la ayuda de herramientas como Wherex, es posible optimizar procesos de compra y mejorar la productividad. No solo se trata de realizar búsquedas de proveedores, sino también de tener una visión estratégica en la gestión de compras. Generar una mayor eficiencia y ahorrar tiempo y esfuerzo en el día a día. Los testimonios de clientes satisfechos, como Lambi, Deutsche Pharma, y otros más son la prueba de los resultados positivos que podemos obtener. Todo esto al adoptar la tecnología de Wherex en departamentos de compras. ¡Es hora de tomar la iniciativa y dar el salto a la digitalización!
La empresa chilena Frutexsa exportadora de frutos secos y deshidratados, y una de las más relevantes dentro de la agroindustria en el país con más de 30 años de historia, llevan años utilizando el software de abastecimiento B2B Wherex para sus compras.
Desde la organización aseguran que el 50% de sus adquisiciones de bienes para el abastecimiento de sus plantas productivas se hace a través de la plataforma y proyectan llegar al 80% en el corto plazo al incorporar los contratos de servicios.
Para Jessica Vera, ejecutiva de compras de Frutexsa con más de 25 años de experiencia en el rubro, la implementación de la plataforma tecnológica “ha sido un acierto”, ya que les ha significado ahorros de tiempo y dinero. “Hemos alcanzado ahorros en torno al 20% en compras de equipamiento de seguridad (EPP) y materiales eléctricos. También hemos logrado ahorros de un 25% en la adquisición de pallets a través de la plataforma”, afirma.
Por otro lado, la ejecutiva de compras de la empresa destaca la transparencia que brinda la plataforma en sus procesos de licitaciones. Esto gracias a que los procesos quedan centralizados en un mismo lugar y es posible acceder a todo el historial de compras. Con esto se disminuye la posibilidad de fraudes o coimas, lo que le permite trabajar con mayor tranquilidad.
Compras digitales
La pandemia y su consecuente crisis de abastecimiento, dejó en evidencia la necesidad de las empresas por contar con un amplio pool de proveedores para abastecerse. Según Vera la crisis sanitaria provocó varios inconvenientes por el alza de costos y quiebres de stock de sus proveedores, «haber contado con una herramienta como Wherex habría sido de gran ayuda”, comenta.
“Con Wherex me di cuenta de que había proveedores más económicos e incluso de mejor calidad. Desde que tenemos la plataforma hemos logrado que exista una competencia más justa”, agrega.
Actualmente Wherex cuenta con una red de 45.000 proveedores, lo cual permite que exista mayor competencia en el mercado. En consecuencia, se genera un mercado más justo donde todas las empresas tengan igualdad de oportunidades.
Para Vera también ha sido clave el sistema de calificaciones de la plataforma. Debido a que mejora el desempeño de los proveedores en cuanto a la entrega de productos de calidad y cumplimientos de plazos.
La empresa Riisa, con sede en Monterrey, se dedica al reciclaje de plásticos y metales desde 1987. Su área de compras y abastecimiento es esencial para el funcionamiento de sus operaciones. Siempre están buscando reducir el gasto de las mismas y optimizar suministros industriales.
Fue a comienzos de 2021 que Riisa se sumó a Wherex, siendo uno de los primeros usuarios del software en México. Luego de algunos meses de prueba, a partir de agosto de ese año tomaron la determinación de realizar todas sus compras de abastecimiento a través de la plataforma. Lo anterior, debido a los positivos resultados que consiguieron con el servicio.
WherEX conecta a las empresas que buscan productos o servicios a marketplace con más de 45 mil proveedores y a través del uso de Inteligencia Artificial detecta la mejor alternativa que se ajuste a las necesidades del cliente, trayendo una serie de beneficios tanto para proveedores como para compradores de suministros industriales. Anteriormente, Riisa realizaba sus compras de forma tradicional, llamando directamente a los proveedores habituales, con lo cual obtenía sólo un par de cotizaciones por cada licitación. Hoy en día reciben entre 5 y 6 ofertas en promedio, gracias a este servicio digital.
Para el Contralor de Riisa, Rolando Valdez, quien lleva 1 año trabajando en la organización, uno de los principales beneficios que otorga la plataforma es una mayor transparencia en los procesos, lo cual le permite administrar y analizar mucho mejor las compras. “Me ayuda a tener un seguimiento de lo que se está comprando, cómo se está comprando, quién lo está comprando, cómo lo está asignando. Finalmente, lo que me ha abierto el sistema es un abanico de comparación y de tomas de decisiones a través de datos duros”.
Licitaciones exitosas de suministros industriales
A la fecha, Riisa ha conseguido centenares de licitaciones exitosas a través de Wherex, en donde han adquirido servicios y productos como pinzas, motores o flejes de acero. Respecto a este último caso, la organización logró ahorros cercanos al 30%, al planificar la compra y adquirir mayores volúmenes de dicho material. “El equipo de Wherex nos ayudó bastante durante todo el proceso, recibimos mucho apoyo de ellos, lo cual fue importante para concretar este caso de éxito”.
La plataforma cuenta con un módulo analytics que genera reportería en línea para los clientes, con los cuales pueden revisar cada paso de sus cotizaciones, licitaciones y compras. A través de estos análisis, también pueden reducir los tiempos y costos en las transacciones que realizan, siempre asesorados por profesionales de la plataforma. “Creo que más que un sistema es una solución, un servicio a posteriori. Es diferente a otros sistemas empresariales que hay en México. Es bastante agradable ese seguimiento y apoyo por parte de los ejecutivos”.
Para Valdez la plataforma hay que verla como un servicio a largo plazo, asegura que en los meses que llevan utilizándola no solo han logramos cubrir el fee (tarifa) por el servicio, sino también han experimentado ahorros y lo más importante la trazabilidad gracias a los reportes que les han permitido optimizar los procesos administrativos. “¡La recomiendo!”, concluye el Contralor.
El área de compras de cada empresa es el lugar más susceptible a las fugas de capital. También pueden ocurrir conductas poco éticas en sus procesos de licitaciones. Por esto, mantener la trazabilidad y transparencia completa de las compras empresariales mediante herramientas tecnológicas es de suma importancia. Esto con el fin de tener un correcto funcionamiento de una empresa.
Digitalizar las áreas de abastecimiento es una tendencia que ha escalado en los últimos años. La revisión en tiempo real de temas de compliance en las compras empresariales, se vuelve vital para prevenir prácticas antiéticas y generar ahorros presupuestales.
El software Wherex, garantiza transparencia en las compras corporativas, al conectar mediante IA y Data Analytics, la demanda de grandes empresas con más de 45.000 proveedores, generando procesos competitivos, transparentes, trazables y eficientes.
Claudio Ruíz, Gerente de Administración y Finanzas de Sociedad Concesionaria Autopistas de Antofagasta, comentó sobre los beneficios que ha generado la empresa con Wherex. “El desafío es hacer más eficiente el área de compras y licitaciones, apoyarse en la tecnología que ofrece whereX para eliminar la burocracia del proceso de compras, por ejemplo, la, preparación de cuadros comparativos para adjudicar, y de estadísticas de gestión, el seguimiento de cotizaciones con cada proveedor, entre otras. Al estar estas actividades automatizadas, el comprador se enfoca en las actividades críticas de su proceso, permitiendo una gestión más eficiente”.
Cuando se utilizan métodos de compras modernos y trazables en este tipo de compras industriales, las organizaciones pueden ahorrar hasta un 25%, según se indica en el estudio “Next Level Supply Management Excellence: Your Straight to the Bottom Line Roadmap”, de Robert A. Rudzki y Robert J. Trent.
La herramienta permite al usuario tener una completa trazabilidad de los procesos de compras empresariales. Por un lado, ofrece módulos de cotizaciones, compras y pago a proveedores altamente personalizable. Esto está diseñado según las normativas de libre competencia, para maximizar tensión competitiva y apertura a proveedores. Y por otra parte, ofrece una herramienta de analytics permite monitorear y mejorar la performance de compra en tiempo real, maximizando transparencia, logrando un mayor control y oportunidades de visualizar posibles ahorros.
“La plataforma me da muchísima tranquilidad a mí como Gerente de Compras porque sé que mi trabajo será transparente. Cualquier persona con acceso a la plataforma puede verificar que los procesos se están llevando de manera digital y transparente. Puede comprobar que estamos escogiendo objetivamente, con pruebas fehacientes y visibles, las compras”, destacó Russet Silva, Gerente de Compras de Servnet México.
El sistema de Data Analytics de Wherex permite detectar cualquier tipo de irregularidad en los datos y procesos de compra, y configurar diferentes tipos de alertas sobre comportamientos anómalos. El sistema de alarmas, es configurado según los parámetros de cada empresa y sirve para evitar que los proveedores se coludan o para avisar si el comprador no está adjudicando al oferente más competitivo.
Joaquín Mena, subgerente de planificación y soporte de abastecimiento de Oxiquim, asegura que la incorporación a Wherex fue sumamente beneficiosa para su compañía. Esto ya que les ha permitido organizar el área de compras, agilizando los procesos de selección y aprobación de proveedores. “Además, la herramienta permite tener trazabilidad de todo el proceso de abastecimiento, generando mayor transparencia y evitando que se generen situaciones de amiguismos o que estén fuera del compliance. Esto es algo que ahora es muy importante en las compañías”, comenta el ejecutivo.
Eficiencia en compras empresariales
Los gastos relacionados con los departamentos de compras industriales tienen un impacto directo en los resultados de una empresa. Cuanto más gasta el departamento, menos capital está disponible para que lo utilice el resto de la empresa. Por ende, es evidente la necesidad de controlar y monitorear cuánto se gasta, a quién se le compra, a qué precio y cuáles son los criterios por los cuales se está escogiendo a un proveedor por sobre los demás.
Lorena Rojas, encargada del área de compras de Deutsche Pharma, comenta sobre su experiencia. “Nuestra cantidad de proveedores creció significativamente, ahora tenemos muchas más opciones al momento de comprar. Esto ayuda sobre todo con el tema del orden, de los tiempos y del control. Por ejemplo, si mañana cierro una licitación ya sé cuándo podré tener la orden de compra lista. Así puedo ahorrar tiempo y todo el proceso se vuelve más eficiente” aseguró.
Un informe de Accenture sostiene que una empresa de 1000 millones de dólares desperdicia alrededor de $15 millones anuales debido a la falta de control en sus compras industriales. Tratándose de empresas de menor tamaño, la pérdida es proporcional.
Cada licitación queda registrada en el software Wherex. Gracias a esto cada documento y datos asociados a compras dentro de la plataforma están disponibles de forma rápida en el momento deseado. “Hoy en día si quieres acordarte de los detalles de una licitación de hace 5 años, no quedó nada registrado, no hay nada. Con Wherex todo queda transparentado; quiénes participaron, a quiénes se llamó, quiénes vinieron a visitar nuestras plantas y quiénes no”, señaló Juan Capetillo, jefe del departamento de adquisiciones de Hidronor, empresa líder en manejo de residuos industriales.
Por otro lado, la confianza en los proveedores y el correcto funcionamiento de ellos dentro de las licitaciones es de extrema importancia para los compradores. Por esto, los proveedores que forman parte de Wherex son previamente evaluados y su información está en línea. Esto gracias a los organismos reguladores de cada país donde opera. Esto entrega tranquilidad y confianza a los compradores y facilita el proceso de toma de decisión. También es una ayuda al momento de realizar auditorías internas y cumplir con las normativas establecidas en el historial de cada transacción el cual queda registrado en un solo lugar.
Oxiquim es una productora y distribuidora de insumos y materiales químicos, (productos químicos y servicios logísticos marítimos) con más de 75 años de trayectoria en Chile. Hace algunos años la compañía tomó la decisión de reorganizar su departamento de compras y abastecimiento, adentrándose en un gran desafío. Más tarde, a comienzos de 2020 –y en medio de una transformación digital que fue impulsada por la pandemia– no dudaron en incorporarse a la plataforma Wherex para gestionar sus compras.
La plataforma consta de un marketplace con más de 45.000 proveedores en donde empresas licitadoras como Oxiquim pueden adquirir distintos tipos de insumos y servicios para sus operaciones, en más de 900 categorías para distintas industrias y rubros.
Joaquín Mena, subgerente de planificación y soporte de abastecimiento de Oxiquim, asegura que la incorporación a Wherex fue sumamente beneficiosa para su compañía. Esto ya que les ha permitido organizar el área de compras, agilizando los procesos de selección y aprobación de proveedores. “Además, la herramienta permite tener trazabilidad de todo el proceso de abastecimiento, generando mayor transparencia y evitando que se generen situaciones de amiguismos o que estén fuera del compliance. Esto es algo que ahora es muy importante en las compañías”, comenta el ejecutivo.
En solo un año, Oxiquim traspasó el 25% de las compras a este canal digital y proyecta llegar al 100% en el mediano plazo. El subgerente destaca la licitación por el servicios de seguridad para siete sucursales de Oxiquim distribuidas de norte a sur en Chile, donde se transaron cerca de $3,5 millones de dólares y se contrataron a más de 60 personas.
Beneficios para el proceso de abastecimiento
“Nunca habíamos hecho una licitación tan grande, fue un proceso de selección muy bueno. Lo abrimos a través de la plataforma, llegaron 9 proveedores a participar. Toda la documentación llegó por la plataforma, se hicieron las preguntas y todo lo que implica el proceso y se adjudicó por el portal” comentó. Además, añade que el apoyo por parte del personal de la plataforma ha sido clave durante este proceso de digitalización. “Los ejecutivos que te asignan cuando te registras en la plataforma nos han dado un excelente servicio, siempre escuchándonos y acompañándonos en todo. Han estado súper alineados con nosotros como compañía”. Esto, ya que el servicio de Wherex contempla el seguimiento y apoyo constante del equipo para que las empresas siempre consigan licitaciones exitosas.
Antes de incorporarse a Wherex, Oxiquim debía hacer grandes esfuerzos por conseguir 3 o 4 cotizaciones por licitación. Algo que no es extraño ni inusual en los departamentos de compras que no cuentan con herramientas de e-procurement como Wherex. Actualmente esos días quedaron en el olvido, ya que al subir algún requerimiento en el portal, Oxiquim regularmente está consiguiendo entre 8 o más oferentes. “Anteriormente, buscar proveedores de manera manual con correos, llamadas o navegación en Google era muy desgastante para nuestros compradores. Ahora ese tiempo de búsqueda se reduce muchísimo al tener un sólo lugar en donde poder encontrar proveedores”, asegura Mena.
Por otro lado, el subgerente asegura que Wherex ha sido un importante aliado al momento de potenciar las políticas de sostenibilidad y compliance de Oxiquim. El software cuenta con un “sello pyme” y un “sello local” que permite a las empresas compradoras reconocer aquellos proveedores que operan en sus localidades. Ambos criterios, asegura Mena, son fundamentales en varias de las licitaciones de la productora y distribuidora de químicos. De este modo, se promueve una visión de economía circular que posteriormente puede auditarse de manera sencilla, rápida y transparente.
Servnet es una empresa líder en telecomunicaciones y soluciones de TI, presente en el mercado mexicano desde 1996. Hace unos meses la empresa decidió dar un paso más hacia la transformación digital e implementó Wherex en su área de Compras para contar con un software de abastecimiento que conecte a las empresas con una red de más de 45.000 proveedores en México, Chile, Colombia y Perú.
Russet Silva, Gerente de Compras de Servnet, señala que Wherex ha sido una herramienta clave para la continuidad operacional de su empresa ya que, en su rubro, responder de manera rápida y eficiente ante las necesidades de sus clientes es muy importante. Debido a la crisis de abastecimiento que está ocurriendo a nivel mundial, cumplir con esta promesa de servicio pudo haber sido complejo para Servnet, pero gracias a Wherex pudieron triplicar sus proveedores alternos y encontrar a aquellos que sí cuentan con inventario disponible, incluso en este contexto de desabastecimiento global.
“Creo que los proveedores que están en la plataforma se comprometen a cumplir con un SLA alto. Se comprometen más que los proveedores que uno busca de manera personal. Están comprometidos a tener una respuesta positiva, muy legal y muy honesta derivado de que están inscritos en Wherex. Y eso nos entrega una garantía de servicio y satisfacción a nosotros”, destaca la Gerente de Compras de Servnet.
Transparencia
La ejecutiva también valora, entre los atributos principales, el hecho de que Wherex sea una herramienta que utiliza altos estándares de Compliance para operar, ya que su propósito es permitir que todos los proveedores puedan ofrecer sus productos a grandes empresas en igualdad de condiciones, con plena transparencia y trazabilidad en los procesos.
Gracias a la tecnología de Wherex, la Gerente pudo detectar y corregir una situación irregular que ocurrió entre uno de los compradores de la compañía y un proveedor que fue invitado a cotizar mediante el portal, pero que nunca subió su oferta. Cuando el proceso fue adjudicado a ese proveedor, esto inmediatamente levantó sospechas ya que los oferentes que participaron mediante Wherex habían ofrecido precios más competitivos.
“La plataforma me da muchísima tranquilidad a mí como Gerente de Compras porque sé que mi trabajo será transparente. Cualquier persona con acceso a la plataforma puede verificar que los procesos se están llevando de manera digital y transparente. Puede comprobar que estamos escogiendo objetivamente, con pruebas fehacientes y visibles, las Compras”, destacó Silva.
Por último, la Gerente habló sobre los pocos meses utilizando Wherex para sus compras empresariales. En donde planea ampliar su uso al 100% para septiembre del presente año. Esto ya que en poco tiempo han percibido ahorros considerables en las licitaciones que ha efectuado dentro de la plataforma. En categorías como ferretería y equipamiento tecnológico son aquellas en que más ha notado cambios. Asimismo, Servnet ha acudido al módulo de Data Analytics que ofrece Wherex para analizar y planificar de manera estratégica sus futuras adquisiciones.